Prozessmanagement, auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze zum Geschäftsprozessmanagements adressieren nicht nur technische Fragestellungen, sondern insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie das Strategic Alignment, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.

„Wer macht was, wann, wie und womit?“ ist eine zentrale Fragestellung. Zur Verbesserung und Steuerung werden entsprechende Kennzahlen verwendet. Diese Kennzahlen können zum Beispiel in einer Balanced Scorecard dargestellt werden.

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Um am Markt mitzuhalten, muss alles, was ein Unternehmen tut und wie es dies tut, hinterfragt werden. Tätigkeiten und Abläufe müssen vor allem darauf überprüft werden, ob sie die aktuellen Bedürfnisse der Kunden effizient und effektiv abdecken. Der Schlüssel des Erfolges liegt dabei in den Prozessen der Organisation.

Grundsätzlich kann Prozessmanagement als ein Gebiet verstanden werden, das Planung, Durchsetzung, Kontrolle und gezielte Optimierung der Unternehmens - Prozesse und Geschäfts - Prozesse zum Gegenstand hat. Ziel ist, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten und dabei alle Wirkungszusammenhänge verschiedenster Faktoren wie Mensch, Organisation, Technik und Umwelt zu berücksichtigen. Prozessmanagement ist also deutlich mehr als reine Ablauforganisation.

Die Prozessorientierung bezieht sich auf die horizontal durch die Organisation verlaufenden Vorgangsketten. Sie steht in Konkurrenz zur herkömmlichen Funktions- bzw. Abteilungsorientierung. Diese Funktionsorientierung ist in vielen gewachsenen Unternehmen anzutreffen und ist häufig aus der Geschichte des Unternehmens heraus begründet. Diese „gewachsene“ Funktionsorientierung hat sich in vielen Organisationen als Hindernis erwiesen. Die damit verbundene starke Arbeitsteilung erfordert ein erhebliches Maß an Planung und Koordination zur Realisierung effektiver Abläufe. Bei der Einführung neuer Abläufe erschwert Funktionsorientierung die flexible Reaktion auf wechselnde Anforderungen. Jeder Schritt über Abteilungsgrenzen stellt eine potenzielle Störung im Ablauf dar.

Funktionsorientierung im Prozessmanagement

Abb. I: Funktionsorientierung im Prozessmanagement 

Typische Probleme bei der Funktionsorientierung im Prozessmanagement sind:

• Unvollständige Informationsweitergabe
• Mangelnde Abstimmung der Tätigkeiten
• Verzögerungen
• Unproduktiver Klärungsbedarf

Prozessorientierung

Abb. II: Prozessorientierung

Was Prozessorientierung und damit ein gutes Prozessmanagement ausmacht:

• Abbildung der Organisation entsprechend der Prozesse des Unternehmens
• Schaffung von klaren Prozesseignerschaften u. Verantwortlichkeiten für jeden Prozess
• Klare Schnittstellendefinitionen und -regelungen
• Kommunikation der Prozess - Struktur in allen beteiligten Köpfen
• Informations- und Messstrukturen mit Prozess - Kennzahlen und Prozess - Kostenrechnung
• Entwicklung der schlanken Organisation durch Erweiterung der Kernkompetenz

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Prozessverständnis - Abstufungen: Prozessorientierung / Funktionsorientierung

Abb. III: Abstufung Prozessverständnis

Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen zunächst ein Verständnis für Prozesse im Allgemeinen vermitteln, um Ihnen dann die Vorteile der Prozessorientierung und den Ablauf eines erfolgreichen Prozessmanagement erläutern zu können. Zusätzlich gehen wir auf die Rolle des Prozessmanagers bzw. Prozessexperten ein.

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